Le roulement du personnel est inévitable. Mais chaque départ d’employé est une occasion d’en savoir plus sur la gestion de votre entreprise et de l’améliorer le cas échéant. Suivez ce guide pour faire de l’entrevue de départ un atout pour vous et votre société.
L’intégration de l’entrevue de départ dans le processus de fin d’emploi est essentielle : elle vous permet de repérer certaines lacunes dans le fonctionnement de votre entreprise et de mettre en place d’éventuels changements. Si vous ne savez pas trop comment mener une telle entrevue ou ignorez les pratiques exemplaires en la matière, ce guide vous aidera à y voir plus clair et à tirer profit de cette rencontre.
Entrevue de départ et rétention
Aucune entreprise n’échappe au roulement de personnel, quels que soient les efforts déployés pour mobiliser et retenir les employés. Il y aura toujours quelqu’un qui quittera son poste, et ce, pour diverses raisons : emploi ailleurs, retraite, attentes professionnelles non comblées… L’inconvénient? Vous allez devoir lancer une procédure de recrutement. L’avantage? L’entrevue de départ est riche d’enseignement. En effet, n’ayant plus rien à perdre, l’employé qui met fin à son contrat sera plus enclin à fournir une rétroaction constructive, permettant à l’employeur d’affiner ses pratiques de recrutement et de formation tout en développant de meilleures stratégies de mobilisation et de rétention pour le bien à long terme de l’entreprise et de ses employés.
Comment mener une excellente entrevue de départ
Voici quelques-unes des meilleures pratiques en la matière. Gardez-les en tête si vous souhaitez obtenir une rétroaction optimale de la part d’un employé sur le départ.
- Programmez l’entrevue de départ avec l’employé dans la semaine suivant la remise de sa lettre de démission, de façon à ce qu’il ait encore la tête à son travail.
- Proposez-lui plusieurs options (entrevue téléphonique, en personne ou compte-rendu écrit) et laissez-le choisir celle qui lui convient.
- En cas d’entrevue téléphonique ou en personne, demandez à un représentant des RH de mener la rencontre, et non à son gestionnaire direct. L’employé pourrait être intimidé ou mal à l’aise de répondre à certaines questions.
- Créez un environnement où l’employé se sentira suffisamment à l’aise pour raconter son expérience dans l’entreprise et expliquer les raisons de son départ. Insistez sur la confidentialité des propos tenus.
- Concluez sur une note positive et personnelle. Remerciez l’employé du temps qu’il vous a accordé et souhaitez-lui bonne continuation dans ses projets.
Important! Si vous voulez que l’employé s’implique dans cette entrevue, elle se doit d’être brève. Un employé sur le départ a généralement mille choses à faire, entre organiser son poste de travail pour son successeur et préparer le prochain chapitre de sa vie.
Questions à poser lors de l’entrevue
En posant les bonnes questions, vous comprendrez mieux le pourquoi et le comment du départ de votre employé.
Commencez par des questions d’ordre général :
- Pour quelles raisons quittez-vous votre poste?
- Qu’aimiez-vous le plus/le moins de votre travail?
- Comment pourrions-nous améliorer ce milieu de travail?
- Souhaitez-vous ajouter quelque chose, que ce soit sur les raisons de votre départ ou sur les améliorations à apporter à l’entreprise?
Si vous avez un faible taux de roulement, posez les questions suivantes :
- Qu’aurait-on dû faire pour vous garder dans l’entreprise?
- Qu’est-ce qui vous a poussé à accepter une autre offre d’emploi?
- Qu’est-ce que la direction aurait pu mieux faire?
Si vous avez un fort taux de roulement, posez les questions suivantes :
- Selon vous, quelles sont les compétences et qualifications que devrait avoir votre successeur?
- Comment pouvons-nous améliorer nos programmes de formation et de développement professionnels?
- Qu’est-ce que votre gestionnaire aurait pu mieux faire?
Si vous êtes une entreprise en démarrage, posez les questions suivantes :
- Votre rémunération (salaire, avantages sociaux et primes) vous convenait-elle?
- Aviez-vous les outils et l’équipement nécessaires pour accomplir vos tâches?
- Avez-vous bénéficié de rétroaction pour pouvoir progresser?
Si le moral de l’équipe est bas, posez les questions suivantes :
- À votre avis, que devrait faire la direction pour améliorer l’ambiance de travail?
- Comment décririez-vous notre culture d’entreprise?
- Que feriez-vous pour remotiver les employés?
Si vous ne vous attendiez pas à ce départ, posez les questions suivantes :
- Comment étiez-vous traité par vos collègues, votre gestionnaire et la direction?
- Vous a-t-on bien défini vos responsabilités lors de l’entrevue d’embauche et à votre arrivée en poste?
- Vos gestionnaires vous ont-ils aidé à atteindre vos objectifs professionnels?
Toutes les réponses à ces questions sont une mine de renseignements à exploiter après l’entrevue pour ajuster votre gestion des ressources humaines et augmenter votre taux de rétention. Parmi les éléments importants à analyser : la formation, l’efficacité, le style de leadership de l’équipe de direction et la rémunération. Servez-vous des réponses pour élaborer un plan d’action visant à améliorer le fonctionnement et l’ambiance de travail.
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